Personvernregler for [wpbb site:title]

Personvernregler for Fresh Water Norway AS

Organisasjonsnummer: 921788207

Sist oppdatert: 20.21.2021

 

1. Innholdet i denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen vil beskrive Fresh Water Norway AS sin (heretter «vi» eller «oss» ) behandling av personopplysninger. Vi er behandlingsansvarlig (den juridiske personen som bestemmer formålene og midlene for behandling av personopplysninger. GDPR artikkel 4.) for personopplysningene som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Det er viktig for oss at administrasjonen av dine personopplysninger utføres på en trygg og sikker måte. Formålet med denne personvernerklæringen er at vi skal forklare deg som kunde eller samarbeidspartner hvordan vi behandler personopplysningene dine og de forskjellige formålene med denne behandlingen.

 

Våre kontaktdetaljer finner du nedenfor.

 

2. Informasjon vi samler inn

Denne personvernerklæringen er rettet mot vår behandling av personopplysninger i forbindelse med vår daglige administrasjon og virksomhet.

 

Vi behandler personopplysninger om:

  1. våre kunder; inkludert private kunder og bedriftskontakter;
  2. personopplysninger om enkeltpersoner i forbindelse med våre kunder (for eksempel motparter, leverandører og samarbeidspartnere) eller andre personer som er involvert eller berørt av saker vi bistår i;
  3. andre personer nevnt i saksfiler;
  4. personopplysninger om våre ansatte;
  5. personopplysninger om potensielle ansatte (jobbsøkere)
  6. personopplysninger om våre partnere;
  7. besøkende på nettstedet vårt;

 

 

3. Formål, kategorier av data og lovlig grunnlag

I det følgende finner du en oversikt over formålene for vår innsamling av personopplysninger, hvilke kategorier av personopplysninger vi samler inn i forskjellige situasjoner og det lovlige grunnlaget for innsamlingen.

 

Alle ansatte i Fresh Water Norway AS er underlagt taushetsplikt og har hver signert sin egen taushetserklæring.

 

3.1 ETABLERING AV EN KLIENTRELASJON

Når en klient kontakter oss og ber om juridisk rådgivning og et juridisk oppdrag, må vi gjøre en konfliktvurdering. Konfliktvurderingen er basert på en berettiget interesse i henhold til GDPR artikkel 6 nr.1, f) og også Domstolloven § 224 og advokatforskriften kapittel 12.

 

For potensielle private kunder betyr en vurdering som dette at vi behandler deres fulle navn, fakta om deres juridiske sak, og hvis det er nødvendig for å vurdere deres juridiske sak, samler vi også inn kredittinformasjonen deres.

 

Vi er forpliktet til å gjennomføre kundekontroll etter § 6 til 13 og fortsatt oppfølging etter hvitvaskingsloven § 14 jf. Også i samsvar med GDPR artikkel 6. nr. 1, c).

 

Hvis vi aksepterer å utføre det juridiske oppdraget for en ny klient, vil følgende informasjon bli registrert både for private kunder og for bedriftskunder:

 

  1. fullt navn på klientens kontaktperson(er)
  2. telefonnummer for klientens kontaktperson(er)
  3. e-postadresse for klientens kontaktperson(er)
  4. klientens postadresse
  5. annen informasjon vi anser som nødvendig for å vurdere hvitvaskingsrisiko for en klient
  6. I tillegg er vi forpliktet til å samle inn en kopi av en identifikator som pass, nasjonalt ID-kort, førerkort eller lignende godkjente dokumenter i samsvar med hvitvaskingsloven.

 

Innsamling av slike data er nødvendig for å inngå avtale med klienten i samsvar med GDPR art. 6 nr.1 bokstav b). For selskapets kunder er det lovlige grunnlaget for denne behandlingen en legitim interesse i samsvar med artikkel 6. nr.1 f).

 

3.2 SAKSBEHANDLING

Noen oppdrag inkluderer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre personer som er berørt av en sak. Disse personopplysningene kan være synlige for oss i dokumenter klienten sender til oss eller gjennom generell korrespondanse i hvert tilfelle. Det lovlige grunnlaget for behandling av data når du arbeider med bedriftskunder er GDPR artikkel 6. nr. f) en legitim interesse.

 

I noen tilfeller samler vi inn spesielle kategorier av personopplysninger som data om helse eller personopplysninger knyttet til straffedommer og lovbrudd. For disse behandlingsaktivitetene er det lovlige grunnlaget i GDPR artikkel 9. 2 f) (behandlingen er nødvendig for etablering, utøvelse eller forsvar av rettslige krav) jf.

 

3.3 LEDELSE

Når vi arbeider i saker, lager vi dokumenter tilpasset den spesifikke saken. Noen ganger lager vi maler ut av dokumentene som skal brukes i senere tilfeller. Det lovlige grunnlaget for denne behandlingsaktiviteten er den legitime interessen jf.

 

3.4 KLIENTADMINISTRASJON

Vi lager saksfiler for hver sakskategori eller klient. Tid og kostnad for en bestemt sak registreres i vårt regnskapsprogram. Styringen av de økonomiske aspektene ved klientadministrasjon for bedriftskunder har sin lovlige grunn i GDPR artikkel 6 nr 1 f) en legitim interesse. Og for private kunder er det en nødvendig del av utførelsen av kontrakten med individ basert på GDPR artikkel 6. nr. 1 b).

 

3.5 LAGRING AV SAKSFILER

Vi lagrer saksfiler i opptil 10 år etter at oppdraget til klientene er avsluttet, med mindre vi mottar en spesifikk forespørsel fra klienten om å lagre saksmappene deres i en lengre eller kortere periode. Når en sak lukkes i vårt system, overføres saken til våre arkiver og lagres på en sikker måte i et eget og lukket system. Lagring i den angitte tidsperioden (10 år) er nødvendig for å sikre både våre interesser i kunnskap om saken og klientenes interesse dersom det skulle være spørsmål i fremtiden eller ytterligere juridiske tvister / krav som oppstår som følge av saken eller gjør saksmappene relevante.

 

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er GDPR artikkel 6 nr.1 f) i samsvar med den berettigede interessen beskrevet ovenfor og GDPR artikkel 9 nr. 2 f) (behandlingen er nødvendig for etablering, utøvelse eller forsvar av juridiske krav) jf.

 

3.6 JOBBSØKNADER

Hvis du søker jobb hos Fresh Water Norway AS samler vi inn følgende opplysninger om deg i forbindelse med jobbsøknader:

 

  1. navn og adresse
  2. fødselsnummer
  3. E-post
  4. telefonnummer
  5. CV
  6. karakterutskrifter
  7. Referanser

 

Behandlingen av personopplysninger knyttet til stillingssøknadene vi mottar behandles på lovlig samtykkegrunnlag fra søkeren jf GDPR artikkel 6 nr.1 a) og oppfyllelse av en avtale med den aktuelle parten, eller gjennomføring av tiltak på partens anmodning før inngåelse av en avtale, jf.

 

3.7 FAKTURERING /FAKTURAER

Data mottatt av selskapets kunder brukes på fakturaen som vi sender ut til kundene for arbeidet vi utfører. Vi bruker også selskapets e-postadresse for å distribuere fakturaen.

 

For private kunder bruker vi klientenes personlige adresse som tidligere mottatt, eller en e-postadresse hentet fra kunden.

 

Det lovlige grunnlaget for denne behandlingsaktiviteten er GDPR artikkel 6. nr. 1 b) (nødvendig for å utføre en kontrakt).

 

3.8 DET OG SIKKERHET

Personopplysninger som lagres i våre IT-systemer vil være tilgjengelige for oss og våre IT-leverandører når vi oppdaterer systemene våre, når vi implementerer eller følger opp sikkerhetstiltak, korreksjon eller annet vedlikehold. Det lovlige grunnlaget for denne behandlingen er GDPR artikkel 6 nr.1 f) en legitim interesse for oss å opprettholde sikkerhetstiltakene og vår plikt til å oppfylle kravene til behandling av sikkerhet jf.

 

 

4. Deling av personopplysninger

Tredjeparter som leverer våre IT-systemer vil ha tilgang til personopplysninger hvis dataene lagres hos leverandøren eller på annen måte er synlige for tredjeparten.

 

Vi behandler personopplysninger gjennom ulike plattformer for å kommunisere, for spesifikke saker og generell styring av advokatfirmaet. Eksempler på IT-leverandører og verktøy vi bruker er for eksempel, men ikke begrenset til, Microsoft Word, Gmail, Google Drive, Slack, Trello, Tripletex og LinkedIn.

 

Tredjepartene kan bare behandle personopplysninger i den grad det er strengt nødvendig for formålene vi har beskrevet og som beskrevet i denne personvernerklæringen.

 

 

5. Konfidensialitet

Som profesjon er advokater underlagt taushetsplikt jf. Alle personopplysninger som er gitt og betrodd oss i forbindelse med en sak vil bli holdt strengt konfidensielle.

 

Vi deler ikke personopplysninger i andre situasjoner enn de som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre våre kunder eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette, eller der deling av informasjon er lovpålagt.

 

6. Lagring

Mens du arbeider med en sak, vil all informasjon om saken bli lagret i vårt system. Vi lagrer saksfiler for ferdige saker i opptil 10 år i systemet vårt.

 

Regnskapsregler og prosedyrer kan kreve at vi oppbevarer informasjon i en mer spesifisert tidsramme. Når et bestemt formål krever at vi lagrer dokumenter til et slikt formål, sørger vi for at personopplysningene som lagres er strengt nødvendige for dette formålet og ikke lagres lenger, eller brukes til andre midler enn formålet.

 

7. Dine rettigheter

Som kunde hos Fresh Water Norway AS har du rettigheter knyttet til personopplysningene vi har registrert om deg. Du kan be om tilgang til personopplysningene vi har registrert om deg. Du kan også be om korrigering, sletting og begrensning av behandlingen av dine personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

 

Dine rettigheter som registrert inneholder, men er ikke begrenset til, følgende:

 

 7.1 Rett til å trekke tilbake samtykke

Hvis behandlingen av personopplysninger er basert på et gitt samtykke, kan du til enhver tid under behandlingen trekke tilbake samtykket ditt på forespørsel. Vi vil gjøre vårt beste for å etterkomme forespørsler.

 

7.2 Rett til innsyn i personopplysninger

Som kunde/bruker av våre tjenester har du rett til å vite hvilke data vi har om deg, så langt dette ikke er i strid med taushetsplikten. Du kan bruke din rett til innsyn på forespørsel. For sikkerhetstiltak kan vi be om en bekreftelse på identitet på en slik forespørsel. Dette er for å sikre at vi ikke bryter andres personvern eller gir ut informasjon til feil person.

 

7.3 Rett til dataportabilitet

Retten til dataportabilitet gir deg muligheten ved forespørsel til å motta personopplysningene om deg for å få disse overført i et maskinlesbart format for å overføre disse dataene til en annen kontroller. Hvis det er teknisk mulig, kan vi i noen tilfeller hjelpe til med å overføre disse dataene direkte til den nye behandlingsansvarlige.

 

7.4 Rett til utbedring og sletting

Du kan når som helst be oss om å redigere feil informasjon om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil oppfylle slike forespørsler så lenge det er mulig i samsvar med formålet med behandlingen, og så lenge det ikke er noen juridiske forpliktelser som krever at vi beholder dataene. Vi vil gjøre vårt beste for å oppfylle forespørselen din uten unødig forsinkelse.

 

7.5 Rett til å protestere

Du har rett til når som helst å protestere mot behandlingen av dine personopplysninger under behandlingen. Hvis du ikke er enig i måten vi behandler personopplysningene dine på, vil vi alltid prøve å imøtekomme dine ønsker.

 

Hvis du mener at Fresh Water Norway AS ikke har overholdt dine rettigheter etter personvernlovgivningen, har du rett til å sende en klage til Datatilsynet, som er tilsynsmyndigheten.

 

Mer informasjon om dine rettigheter som registrert finner du i GDPR-artiklene 12 til 23.

 

For å bruke rettighetene dine, kan du ganske enkelt sende oss en forespørsel på: post@freshwaternorway.com

 

8. Sikkerhet

Vi har etablert både tekniske og organisatoriske rutiner for å holde informasjonen din trygg. Vi tar kontinuerlig hensyn til sikkerheten til våre sentrale systemer som er i bruk for behandling av personopplysninger, og vi har avtaler på plass som krever at leverandørene overholder og holder et nødvendig nivå av informasjonssikkerhet.

 

Tilgang til personopplysninger (inkludert klient- og saksinformasjon) er begrenset til personer med et nødvendig behov for å få tilgang til dem for å fullføre sine tildelte oppgaver.

 

Dette nettstedet er sikret med SSL-kryptering.

 

9. Endringer i våre retningslinjer for personvern

 

Fresh Water Norway AS forbeholder seg retten til å justere og tilpasse denne personvernerklæringen, for eksempel på grunn av forskriftskrav. Vår oppdaterte personvernerklæring vil til enhver tid bli publisert på nettstedet vårt.

 

Hvis det gjøres betydelige endringer, vil vi varsle våre kunder.

 

 

10. Ta kontakt

 

Telefon: +47 91308983

Addresse: Ruseløkkveien 6, 0251 Oslo

Kontakt via e-post: post@freshwaternorway.com